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「労務管理」と「情報管理」との関係

かなり漠然としたタイトルです。

この記事を書いている私(やはだ)は社労士であり、セキュリティスペシャリスト(新米)でもあります。その双方の専門分野である「労務管理」と「情報管理・セキュリティ」は切っても切れない関係をもっているよ、という話をしたいというのが狙いで、私がどのような経緯で事務所の事業ドメインを定めるにいたっているのか、というのが主な内容です。

所感として、今後は社労士はじめ経営コンサルティングをおこなう者は情報管理やIT知識を当たり前のものにしないと立ち行かなくなるような気がしています。(←あわよくば弊所への問合せにつなげたいという見え透いた魂胆が存分にありあり…)

私が情報管理に注目しはじめたきっかけ

遡ること2年ほど前、開業前のことですが、クラウド人事労務ソフトの年末調整に関するデモンストレーションを見て非常に驚いたことが「IT知識がないとまじヤバい」とお尻に火が付いたきっかけです。

クラウド労務管理ソフトの威力

総務人事に関わる方にとっては恒例ですが、11月頃からぼちぼちと年末調整業務がはじまり、繁忙期に入っていきますよね。あれって、普通に行うと調整作業が煩瑣すぎていやになります。

年末調整に関する当年の書式を揃える。記入要領をつけて社員に配布する。締め切りに出してくれる社員ばかりではないので、未提出の社員には催促する。保険料の控除証明など必要書類が揃っているか確認する。揃っていない社員に、催促。…ある?ない?いつまでにもらえますか?…
調整、調整、調整の連続で、実際の作業もさることながら、他の社員との調整に明け暮れる、そんな生産性の非常に低い業務の代表格といえると思いますーー年末調整。

だからといって、やらないわけにはいかない仕事で、さらにマイナンバー管理が伴うようになってからは、より「間違えられない」感が強くなったのではないでしょうか。「こんなに所得税還付があった~」という社員の声が唯一やりがいを感じられる瞬間ですが、それだけです。自分には何の見返りもありません。間違えずにやって当たり前の仕事と思われていますし。

しかし!なんと!

SmartHRに代表されるSaaS型労務アプリケーションでは、そんな”労多くして実り少ない”年末調整業務が、総務担当の手を煩わせることなくできてしまいます。

SmartHRとは?人事・労務をラクラクにするその特徴

ユーザー寄りの開発コンセプトで、専門用語等はワンクリックで何を示すのか表示してくれ、とにかく分かりやすいUI(ユーザーインターフェース)。「この項目はどの書類のどの部分の数字をいれるのか」などが逐一具体的に示されるため、社員はさほど迷わず入力できるでしょう。
社員の入力データはクラウドのデータベースに直接アップロードされるため、総務担当はわざわざ書類から転記するなどする必要がなく、画面での確認のみで済みます。

「…ああ、こんなにテクノロジーが進んでいるんだ!」

2年前、SmartHRのデモを見て、私は強い衝撃を受けました。

…こんなに簡単に年末調整など手続き業務ができるなら、これからバックオフィス部門はますますアウトソーシングされていくなー。
アウトソース業務は一時的に社労士などに委託されるかもしれないけれど、もっとアプリ開発が進めば、それさえ要らなくなる。ユーザーである一人ひとりの社員と行政機関がネットワークを介して、直接手続きが完了するようになる。そして社会全体からみれば、仲介者がより少ない方が合理的で無駄がなく、仲介者は存在しない方が最適といえる。否が応でもそういう流れになっていくんだな…。

私はこれまで社労士向けの専門ソフトを使っていましたが、そのソフトは専門ソフトだけあって、専門用語の理解がないと使えないものでした。対してSaaS型労務管理アプリを使うのに、専門用語の理解はほとんどいらないと言えます。辞書機能が当たり前に搭載されているからです。

これは確実に業務の流れが変わる、手続き業務だけを行う社労士は淘汰される。キャッチアップしてテクノロジーをうまいこと利用する方向にいかないとだめだ!、そんなことを感じ、少しだけキャリアの方向性を変える決意をしました。

テレワークの可能性

開業社労士として何か専門分野を打ち出そうと考えたときに、それならまず「テレワーク」だと直感しました。テレワーク制度を進めるにあたっては、適切な制度設計とセキュリティ対策を同時に考えていく必要があります。ここでも、労務管理に加えて情報管理の考え方が必要になってきます。

テレワークを専門分野にしようと考えたきっかけも、実に私的な体験からです。

前職では社労士事務所で正職員として勤務していました。…深い事情はここでは述べませんが、妙齢の女性には何かと人生を左右する出来事があるもので、妙齢だった私にも、いろいろなことが降りかかりました。その実体験がテレワークを推進したいという思いにつながっています。

「私と仕事、どっちをとるの?」--というのは前時代的な恋愛ドラマのなかで結婚を迫る女性が男性に対して言う定番のセリフですが、妙齢の女性は、そのセリフを絶えず“自分に”問いかけています。「自分の人生と仕事と、どっちをとるの?」と。

仕事、大切です。妙齢(※ここでは婚前の20代後半~30代の女性を指しています)になるとそれなりに社会経験を積み、能力があがり、自分の責任の範囲が増え、ある程度コントロールできる部分が大きくなりますから、ますます仕事は楽しくなります。そして仕事を楽しんで大切に思うのと同じタイミングに、(特に女性には)自分自身のこと・家族経営のことがのしかかってきます。結婚したい。結婚したからには、よい家庭を築きたい。子どもがほしい。子どもにより良い環境を与えたい。など。

私自身、そのはざまで悩みました。事情により休職を余儀なくされた際には、仕事生活から身を引かないといけないのか、と不安ばかりの毎日でした。このままで、思い描くような生活ができるのだろうか?

休職することになったのが急であったため、担当業務の引継ぎには少しばかり混乱がありました。関与先には事情を話し、すぐに解決を要する仕事に関しては社内の別の者が担当し、引き伸ばして大丈夫そうな仕事は締め切りを後ろに設定。同僚の助けを得ながら、案件ごとの細かい調整をしていく必要がありました。

しかし担当していた業務のなかでも給与計算の仕事だけは、どうにも調整のつかない仕事でした。社内(私)の都合で、顧問先の給与遅配をゆるすわけにいきません。そうかといって限られた時間のなかで細かい給与計算のルールを同僚に伝えきることは不可能で、すぐさま担当変更というわけにいきません。

仕方なく、給与計算だけは休職中の私が自宅で行うということになりました。

その経験で得たのは、自宅で仕事(給与計算)をしている間は不思議といつもより充実感がある、という気づきでした。今となっては、それは仕事生活から完全に身を引かなくとも自分が必要とされる場面があると感じられたからだ、と思います。わずかな仕事とはいえ、完全にキャリアが絶たれるわけではない、実社会と何かしらつながっているという安心感は何にも代えがたいものがあります。

また、休職中は症状により心身の健康が損なわれていたため常に強い不安感に襲われていましたが、仕事をしている間は、その不安もどこかに行ってしまったようで、余計な心配事を考えずに済む分、心が軽くなりました。

…という経験が、私がテレワークを推進しようと思うに至ったきっかけです。休職中であっても、仕事ができることが心身の健康にどれだけプラスに働くことか、身をもって体験しました。

自分自身のことか仕事か二者択一を迫られ、大切なものを選びきれずに困難さを感じている人は多数いるに違いません。結婚か仕事か?妊娠か仕事か?育児か仕事か?介護か仕事か?趣味か仕事か?…人によって大切なものはライフステージによりさまざまですが、仕事をする人の誰しもがいずれかはぶつかる壁でしょう。

インターネットが発達して、場所や時間を選ばずに仕事ができる環境が整っています。適切な環境を整えさえすれば、二者択一ではなく、どちらも統合して生活を成り立たせることができるようになります。しかし、その選択肢を提示できる会社は少ないのが現状です。(テレワーク制度がある会社は、大企業を含めて企業全体の14.6%に過ぎません)

何事についても「自分が選んだ」というアサインメントが主体性や創造性の源泉で、選択肢を用意し選んでもらうことが重要です。「やったことがないから」という前例踏襲主義でテレワークを諦めている会社が多く、残念に思います。

人事労務の情報化、働き手のAI化

「HRテクノロジー(Human Resourceテクノロジー)」という言葉が定着してきました。

HRテクノロジー(HR Tech、HRテック)とは:日本の人事部へリンク

人事分野へのデータ分析応用技術は、ビッグデータを利用する資本・資源のある大企業に限られていました。しかし今ではサブスクリプション型のクラウドHRサービスが各社からローンチされており、中小企業にも手が届くようになっています。生産人口が減少するなか、人事労務のような間接部門についても効率性が求められる時勢になっているのですね。

前段であげたSmartHRは、年末調整に限らず入退社手続き、雇用契約書の電子交付まで行えて非常に管理しやすくなっています。使いやすいアプリケーションの開発が進むにつれて、人事労務の情報化は加速していくことでしょう。

人事労務分野に限りません。

経営資源といえば「人」「カネ」「モノ」「情報」と言われますが、このうち「情報」がますます重要性を増しています。GAFAに代表されるように、多くのデータを持つものが経済界を支配する時代です。情報を入手し分析を重ねさらなる情報を得、販売促進や広告収入につなげ莫大な金額が動いています。

情報にはダークウェブでの換金ルートがあるから、サイバー攻撃が後をたちません。中でも“人に関する情報”はとりわけ重要です。個人情報は、詐欺、恐喝、ストーカー被害など各種犯罪に悪用される恐れが高く、守らなければならない資産のひとつといえるでしょう。

これらの流れから、今後の経営指針や労務管理において「人材を大切にする」という方針に加えて「(特に人に関する)情報を守る」という視点をもつことが当然になるだろう、と考えています。

究極的には、AI技術がもっと進展した未来においては働き手がAIそのものになるということが考えられます。そしてそれはそれほど遠い未来の話ではないような気がします。経営コンサルは情報管理コンサルとしての性格を強めていくことになるに違いありません。

情報管理の法律実務

情報管理は、技術的なことに限らず、法律的な側面もあわせ持っています。

国内法では個人情報保護法、マイナンバー法、不正アクセス禁止法、不正競争防止法(営業情報に関して)など、国外では話題のGDPRなどなど。

法律ではどこまでがセーフでどこからがアウトになるのか、アウトになったときに会社はどんな痛手を食うのか、正しく理解する経営者は少ないと思います。法規違反による訴訟リスクや内部犯行の抑制をはかるためには、情報関連法の知識、そして正しい知識に基づく運用が必要ですが、そこまで社内運用ができている会社は、法務部など専門部署を有するごく一部の大企業のみでしょう。

参考記事:労働基準法、個人情報保護法の罰則について

就業規則や社内規程など従業員のルールを策定する社労士は、中小企業の頼れる「法務専門部門」として、労働法のみならず情報関連法についても知識の研鑽が必要になります。情報の重要性が増す中、満足な情報管理規程を定められないことは、情報漏えいなどのリスクを持つことにつながりかねないからです。

この面からも、今後の社労士は情報管理やIT知識に長けないと生存が危ぶまれると思うのです。

おわりに

以上、労務管理と情報管理の関連性について思うところを書いてきました。

文面の半分以上が「情報管理に目覚めたきっかけ」「テレワークを推進するに至ったきっかけ」と私の過去を振り返る内容でしたので、あまり実のない話になっています。猛省。

今後研鑽を進めて、もっと実のある話ができるようにしたいと思います。その時には新しい記事をあげこちらの記事を消去しようと思っていますが(恥ずかしいので…)、それまではこの記事を私自身の記録として残しておきます。

 

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